SOP atau Standar Operasional Prosedur merupakan acuan atau pedoman atau panduan untuk melakukan manajemen pada perusahaan. SOP ini dibutuhkan pada berbagai aspek, terutama bisnis.
Salah satu bidang bisnis yang wajib menerapkan SOP khusus yaitu jasa pengiriman barang. Di mana standar operasional prosedur pengiriman barang nantinya akan berpengaruh pada kinerja dan kualitas layanan yang diberikan.
Merancang Standar Operasional Prosedur Pengiriman Barang
Pedoman utama yang harus Anda lakukan dalam merancang standar operasional prosedur pengiriman barang memang sedikit berbeda.
Anda akan mengerjakan dan mengelola gudang untuk barang. Selain itu juga sangat penting untuk memastikan SOP pada penyimpan barang yang akan dikirim untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sejak awal.
SOP ini diperlukan untuk mencegah terjadinya kecelakaan dan kesalahan saat pengiriman barang sehingga akan merugikan perusahaan.
Lantas, bagaimanakah contoh pembuatan SOP untuk pengiriman barang?
Jika Anda akan membutuhkan prosedur operasional untuk pengiriman barang, namun masih belum mengetahui apa saja yang diperlukan, berikut ini beberapa langkah berikut yang dapat Anda terapkan.
1. Menetapkan tujuan yang jelas
Dalam melaksanakan dan membuat apapun, tujuan merupakan hal utama yang harus dibentuk sebelum adanya aksi yang akan dilakukan. Dengan menetapkan tujuan yang jelas, yaitu untuk memastikan barang yang sudah dikeluarkan atau akan dikirim sesuai dengan pesanan dan pengiriman, maka proses pembuatan SOP bisa lebih terarah.
- Bahan dan Alat yang dibutuhkan
Beberapa barang dan alat ini dibutuhkan dalam proses SOP untuk pengiriman barang antara lain:
- Surat Pesanan
- Surat dari pengiriman barang
- Forklift
- Kendaraan yang digunakan untuk mengangkut barang
- Penanggung jawab
Penanggung jawab ini juga merupakan aspek yang penting dalam SOP pengiriman barang. Penanggung jawab yang dimaksudkan di sini yaitu kepala gudang dan karyawan yang bertugas mengantar barang.
4. Pemeriksaan Barang
Pada pemeriksaan barang ini memiliki beberapa tahapan-tahapan yang harus dilakukan yaitu:
- Penanggung jawab harus memeriksa barang sebelum dikirim
- Memeriksa kembali kesesuain barang, dimulai dari nama, number, tanggal kadaluarsa barang hingga surat pesanan dan pengiriman.
- Penanggung jawab yaitu kepala gudang harus memberikan tanda tangan sebagai bukti barang sudah layak untuk dikirim.
- Terdapat Surat pengiriman barang dari pengirim
- Pemeriksaan kembali surat pengiriman, surat pemeriksaan dan surat pengiriman barang.
- Kemudian Packing Barang
- Mencatat barang yang akan dikirimkan oleh administrasi gudang
- Tandatangani surat dan juga stempel surat pengiriman dan surat pengiriman barang oleh administrasi gudang.
- Melakukan pemeriksaan antara kesesuaian pada surat pengiriman barang dan administrasi ekspedisi pengiriman.
- Membuat arsip surat pengiriman dan surat pengiriman barang sebanyak 3 lembar.
- Menyerahkan Surat Pengiriman Barang kepada bagian pajak.
- Melakukan Pengiriman barang
Ketika akan melakukan pengiriman maka diperlukan beberapa tahapan berikut untuk meminimalisir kesalahan.
- Menghubungi pihak yang akan mengangkut barang untuk mengirimkan barang tersebut.
- Melakukan pengawasan selama pemuatan barang pada jasa angkut.
- Melakukan serah terima barang yang akan dikirimkan dari penanggung jawab petugas gudang kepada penanggung jawab jasa pengiriman dengan tanda tangan nama terang, tanggal dan cap petugas.
- Memastikan penanggung jawab jasa angkutan memberikan bukti pengiriman dengan alamat yang sudah tertulis dan nomor yang dicantumkan
Standar operasional prosedur pengiriman barang harus dilaksanakan dengan tujuan untuk mempermudah adanya arus keluar dan juga masuknya barang. Dengan menerapkan SOP pengiriman barang, maka akan memudahkan Anda dalam menghindari kerusakan barang dan tingkat keselamatannya meningkat secara masif.
