Key Performance Indicator template – KPI (Key Performance Indicator) merupakan perangkat penting dalam mengelola serta memantau perkembangan perusahaan agar tetap berjalan sesuai dengan visi-misi. KPI berwujud tabel yang berisi berisikan indikator untuk mengukur seberapa efektif kinerja karyawan selaras dengan tujuan yang sudah ditetapkan.
Tujuan strategis yang tadinya terlihat kompleks menjadi lebih jelas karena dibagi ke dalam bagian elemen perancangan indikator. Namun, merancang KPI (Key Performance Indicator) cukup membingungkan mengingat ada cukup banyak posisi di perusahaan. Untuk mempermudah, kami berikan contoh Key Performance Indicator template lengkap dengan penjelasannya.
Contoh Key Performance Indicator Template
Di bawah ini merupakan contoh tabel KPI Customer Service yang dapat disesuaikan dengan posisi yang ada di perusahaan Anda.
| 1 | Tujuan Strategis | Menumbuhkan kepuasan pelanggan |
| 2 | Audiens Pemantau Indikator (Atasan) | Direksi dan Tim Pemasaran |
| 3 | Pertanyaan Key Performance | Sejauh mana kepuasan pelanggan terhadap pelayanan? |
| 4 | Fungsi dan Batasan Indikator | Indikator digunakan untuk menilai dan melaporkan keberhasilan internal tim Customer Service dari segi pelayanan. Indikator ini tidak digunakan untuk penilaian kinerja individu ataupun penentuan bonus. |
| 5 | Nama Indikator | Net Promoter Score (NPS) |
| 6 | Koleksi Pengumpulan Data | Data dikumpulkan berdasarkan survey email |
| 7 | Penilaian/ Rumus/ Skala | Menggunakan skala 0-10 untuk menjawab pertanyaan: “Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan kami kepada seorang teman?” |
| 8 | Target dan Minimal Pencapaian | 55% pada akhir tahun 2022 |
| 9 | Sumber Data | Survei pelanggan yang ada |
| 10 | Frekuensi Pengumpulan Data | Pengumpulan data bulanan dengan sampel 10% dari data pelanggan |
| 11 | Frekuensi Pelaporan | Bulanan |
| 12 | Entri Data | Santi (Asisten Pemasaran) |
| 13 | Masa Indikator/ Tanggal Revisi | 24 bulan |
Penjelasan Terkait Key Performance Indicator Template
Inilah penjelasan masing-masing dari elemen penentuan KPI dari tabel di atas.
1. Tujuan Strategis
Tujuan KPI harus jelas dan strategi. Apa saja yang ingin dicapai dan dapat dinilai dengan tabel indikator ini. Tujuan strategis merupakan tujuan umum sebagai gambaran misi yang harus dicapai.
2. Audiens Pemantau Indikator (Atasan)
Tentukan siapa yang dapat mengakses data penilaian indikator sebagai penilai dan pemantau.
3. Pertanyaan Key Performance
Untuk mempermudah menentukan indikator yang spesifik, Anda harus membuat pertanyaan berdasarkan key performance.
4. Fungsi dan Batasan Indikator
Bila indikator sudah didapat, selanjutnya spesifikasikan dengan jelas untuk apa indikator ini dibuat serta berikan batasan sebagai penjelas.
5. Nama Indikator
Elemen berikutnya dari Key Performance Indicator template, yakni memberikan nama untuk setiap indikator dengan jelas.
6. Koleksi Pengumpulan Data
Rancangan KPI harus mengidentifikasi dan mendeskripsikan cara apa yang digunakan untuk mengoleksi data sesuai dengan indikator yang sudah ditetapkan.
7. Penilaian/ Rumus/ Skala
Kemudian, tentukan cara apa yang digunakan untuk menilai data tadi. Bisa berupa kualitatif ataupun kuantitatif berupa angka dan skala yang tepat dengan hasil yang objektif.
8. Target dan Minimal Pencapaian
Berikutnya, tentukan target yang ingin dicapai sebagai tolak ukur serta batas waktu berlangsungnya indikator kinerja.
9. Sumber Data
Untuk mendapatkan hasil penilaian indikator yang objektif, sebutkan dari mana data pengukur indikator digunakan.
10. Frekuensi Pengumpulan Data
Selain sumber data, perjelas bagian Key Performance Indicator template Frekuensi Pengumpulan Data dengan waktu yang spesifik. Apakah data akan diserahkan setiap jam, harian, bulanan, atau tahunan.
11. Frekuensi Pelaporan
Selanjutnya, jelaskan juga seberapa sering indikator ini akan dilaporkan.
12. Entri Data
Khusus bagian ini, sebutkan siapa dan apa posisinya yang ditugaskan untuk mengumpulkan serta memperbarui data.
13. Masa Indikator/ Tanggal Revisi
Terakhir, tetapkan sampai kapan indikator akan berlaku dan kapan harus direvisi.