Setiap prosedur yang Anda buat harus disertai perangkat kontrolnya atau control system yang berfungsi mengaktivasi SOP yang Anda buat agar tidak hanya menjadi lembaran dokumen ‘mati’ yang tidak berguna.
Alat control ini berfungsi untuk menyajikan data yang akurat, agar tidak terjadi penyimpangan dalam proses pekerjaan. Sehingga operasional organisasi berjalan sesuai yang diharapkan.
Pertanyaan yang hampir sama pada setiap workshop SOP dan Sistemasi Bisnis yang saya adakan adalah tentang kenapa SOP yang sudah dibuat tidak bisa dijalankan?
Ketahuilah bahwa aktivitas “controlling” tersebut adalah merupakan salah satu fungsi manajemen yang saya sebut ‘management control system’. Fungsi inilah untuk memastikan bahwa jalannya organisasi perusahaan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Maka alat kontrol membantu para leader dan manager menemukan setiap masalah yang ada dalam operasional organisasi, kemudian memberikan pemecahan masalah tersebut.
Control System harus bisa memberikan data yang berisi informasi yang menunjukkan bukti atas kinerja apakah sesuai dengan standar yang ditetapkan. Informasi yang dapat dari sistem control dapat dibandingkan dengan capaian kinerja aktual dengan target yang telah ditetapkan. Tindakan ini sering disebut dengan evaluasi kinerja.
Perangkat Kontrol SOP dalam prakteknya bisa berupa: formulir, checklist, scoreboard, absensi, KPI, atau dokumen lainnya.
Kesimpulannya, sistem harus meliputi standar kerja, ukuran kerja dan evaluasi kerja. Dengan management control system yang demikian maka eksekutor dapat mengambil tindakan untuk memperbaiki apabila terjadi penyimpangan.
Semoga tulisan ini bermanfaat, dan saya undang Anda untuk mengikuti terus tulisan-tulisan saya dan video-video saya tentang sistemasi bisnis di link www.mastersop.com
*Dapatkan Paket Serial Contoh SOP Perusahaan di www.mastersop.com
Salam Founder
By Alim Mahdi
Master SOP & System Bisnis
Master G-Coach, Entrepreneur, Konsultan dan Penulis Serial Buku SOP Perusahaan.
Founder Madani Kidz dan Penerbit Lingkar Madani Sentosa.
HP/WA: 08124683055
