Saat ini banyaknya masyarakat yang melakukan aktivitas perjalanan hingga ke berbagai kota bahkan negara di seluruh penjuru dunia. Saat berada di luar kota atau luar negeri, Anda bisa berkunjung ke sebuah departemen perhotelan sebagai tempat tinggal utama. Namun, terkadang ketika berkunjung ke sebuah hotel, tak jarang Anda menemui pelayanan yang kurang sesuai dengan yang diharapkan.
Hal tersebut bisa terjadi karena tidak adanya sebuah standar operasional penerimaan tamu hotel yang dapat dipraktikkan oleh seluruh bagian hotel. Tentu, tidak adanya prosedur tersebut akan menyebabkan kerancuan penerimaan tamu hotel.
Maka dari itu, penting agar sebuah hotel memiliki standar operasional prosedur penerimaan tamu untuk mendukung penerimaan tamu yang tertata dengan baik di sebuah departemen perhotelan. Simaklah ulasannya di bawah ini:
Standar Operasional Prosedur Penerimaan Tamu Hotel
Standar Operasional Prosedur Penerimaan Tamu adalah pedoman dalam menjalankan tugas sebagai seorang pegawai di sebuah departemen perhotelan. Tentu, SOP penerimaan tamu di sebuah hotel sangat diperlukan guna untuk meningkatkan kualitas mutu dan kepuasan pelanggan atau klien. Maka dari itu, di bawah ini akan dijelaskan beberapa standar operasional penerimaan tamu hotel.
1. Standar Operasional Prosedur Penerimaan Tamu Individu
Adapun standar operasional prosedur penerimaan tamu individu sebagai berikut:
- Pertama bellboy menyambut kedatangan tamu yang baru sampai di hotel, dengan membuka pintu kendaraan tamu dan menanyakan apakah tamu tersebut membawa barang bawaan.
- Jika tamu tersebut memiliki barang bawaan, maka bellboy akan memeriksa barang bawaan tamu tersebut dan menawarkannya untuk dibawakan.
- Kemudian, bellboy akan mengarahkan tamu tersebut ke bagian reception atau front desk untuk melakukan check-in atau registrasi.
- Setelah itu, petugas reception terlebih dahulu mengucapkan salam dan menanyakan nama tamu tersebut.
- Selanjutnya, reception akan menanyakan beberapa pertanyaan kepada tamu mengenai apakah tamu tersebut sudah melakukan reservasi kamar sebelumnya dan jika sudah, melalui apa pemesanan kamarnya.
- Setelah menanyakan beberapa pertanyaan tersebut, receptionis akan memeriksa informasi pembayaran pemesanan kamar tamu tersebut. Jika tamu tersebut belum melakukan pembayaran melalui travel agent maka reception wajib meminta cash deposit kepada tamu tersebut.
- Setelah itu, reception memberikan formulir untuk melakukan registrasi.
- Kemudian reception akan memeriksa Kembali formulir tersebut dan meminjam paspor dan identitas dari tamu tersebut dan memberikan guest card, breakfast coupon, welcome drink coupon dan kunci kamar ke pada tamu.
- Setelah semua persyaratan sudah dilengkapi maka reception akan menjelaskan informasi dan fasilitas yang ada di hotel tersebut.
- Terakhir, reception akan memanggil bellboy untuk mengantar tamu ke kamarnya.
2. Standar Operasional Prosedur Penerimaan Tamu Rombongan
Adapun standar operasional prosedur penerimaan tamu rombongan adalah sebagai berikut:
- Pertama, tamu akan disambut oleh bellboy dan menyiapkan trolley untuk mengangkut barang bawaan.
- Menyiapkan security untuk memastikan jumlah barang yang dibawa tamu tersebut.
- Setelah itu,bellboy akan mengurus barang bawaan tamu dan mengarahkan ketua rombongan untuk melakukan registrasi card.
- Reception akan memeriksa registration card dan menyerahkan kunci kamar ke pimpinan rombongan tersebut.
- Tamu akan dipersilahkan ke kamar masing-masing dan bellboy akan membawa barang bawaan tamu tersebut.
- Terakhir, reception mengubah status kamar dari vacant clean menjadi occupied, kemudian pesan tersebut dikirimkan ke semua departemen yang terkait.
Itulah tadi standar operasional prosedur penerimaan tamu baik secara individu maupun rombongan. Memang, SOP yang ditemukan di setiap hotel tentu berbeda, namun SOP yang disediakan pastinya berguna untuk membuat pelanggan tetap nyaman.
Apakah tujuan dari standar operasional penerimaan tamu di hotel?
Tujuan dari SOP penerimaan tamu adalah untuk menjadi pedoman dalam menjalankan tugas sebagai seorang pegawai di sebuah departemen perhotelan agar dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.